Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten*, eine interne Meldestelle einzurichten. Die Nichtumsetzung oder fehlerhafte Umsetzung kann schwerwiegende Konsequenzen haben, einschließlich hoher Bußgelder und persönlicher Haftung der verantwortlichen Personen. Bei Verstößen gegen Aufsichtspflichten ist § 130 OWiG einschlägig. Außerdem regelt § 40 HSchG die einzelnen Ordnungswidrigkeiten.

Die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen, ein Hinweisgebersystem sowie fachkundige Beschäftigte zu etablieren, die Hinweise entgegennehmen und bearbeiten. Diese interne Meldestelle kann entweder selbst betrieben oder ausgelagert werden. Entscheiden sich Unternehmen für die interne Umsetzung, müssen sie sicherstellen, dass folgende Komponenten vorhanden sind:

  • Ein umfassendes Hinweisgebersystem: Dies sollte sowohl digitale als auch analoge Meldemöglichkeiten (z.B. Telefon, Post, E-Mail) umfassen.
  • Fachkundige Beschäftigte: Die zuständigen Mitarbeiter müssen über die notwendige Fachkenntnis verfügen, um das Hinweisgebersystem effektiv zu betreuen.
  • Weder die Meldungen noch die Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Meldestelle dürfen behindert werden. Auch der Versuch einer Behinderung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar.

Die Herausforderungen bei der Umsetzung

Für viele Unternehmen, insbesondere solche ohne eigene Rechts- oder Compliance-Abteilung, stellt sich schnell die Frage, wer die fachkundige Betreuung des Hinweisgebersystems übernehmen soll. Fehlende Fachkunde kann nicht nur die Wirksamkeit des Systems beeinträchtigen, sondern auch zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen.

Die Konsequenzen fehlerhafter Umsetzung

Die Nicht- oder Fehlumsetzung der Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes kann zu hohen Bußgeldern führen:

  • Bußgeld für Behinderung der Meldungen: Eine Geldbuße von bis zu 50.000 EUR droht, wenn eine Meldung behindert oder ein entsprechender Versuch unternommen wird. Dies schließt auch Einschüchterungsversuche gegenüber Hinweisgebern ein.
  • Bußgeld für Repressalien und Vertraulichkeitsverletzungen: Die gleiche Bußgeldhöhe gilt für Repressalien gegen Hinweisgeber oder für die Verletzung der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers. Dies gilt bereits bei leichtfertigem oder fahrlässigem Handeln (§ 40 Abs. 2 Nr. 1, 3, Abs. 3, 4 HinSchG). Zuständige Mitarbeiter müssen hier besonders achtsam sein, da hier auch die persönliche Inanspruchnahme droht.
  • Bußgeld für unzureichende Einrichtung: Eine Geldbuße von bis zu 20.000 EUR droht, wenn die interne Meldestelle nicht oder unzureichend eingerichtet ist. Diese Ordnungswidrigkeit kann mehrfach sanktioniert werden, da sie als Dauerordnungswidrigkeit gilt.

Schutzmaßnahmen für Unternehmen

Um den Anforderungen gerecht zu werden und mögliche Sanktionen zu vermeiden, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:
Umfassende Schulungen: Initiale und regelmäßige Schulungen der zuständigen Beschäftigten sind essenziell, um die Fachkunde sicherzustellen.
Prüfung von D&O-Versicherungen: Unternehmen sollten prüfen, ob eine D&O-Versicherung vorhanden ist oder abgeschlossen werden sollte, um persönliche Haftungsrisiken der verantwortlichen Personen abzusichern.

Fazit: Präventive Compliance als Schlüssel zum Erfolg

Die Einrichtung einer fehlerfreien Meldestelle ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil einer funktionierenden Compliance-Struktur. Unternehmen sollten proaktiv Maßnahmen ergreifen, um den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes gerecht zu werden und die Fachkunde der verantwortlichen Beschäftigten sicherzustellen.

Angebot: Kostenfreies Gespräch mit unseren Experten

Sie haben Fragen zum Hinweisgeberschutzgesetz und der Umsetzung in Ihren Unternehmen? Sprechen Sie uns an und vereinbaren Sie einen kostenlosen Termin mit unseren Experten. Über 250 Kunden vertrauen uns bereits.

Kontakt

Sprechen Sie mit unseren Experten – unverbindlich und kostenlos.

E-Mail: info@compliancerechtsanwaelte.de
Telefon: 089 2152 7445

Autor dieses Artikels: RA Dr. Maximilian Degenhart, Geschäftsführer der Compliance Beratung + Service Rechtsanwaltsgesellschaft mbH.

Compliance Rechtsanwälte ist eine Spezialkanzlei für Compliance, die in den Kernbereichen Compliance-Organisation, Datenschutz, ESG, Geldwäsche, IT-Recht, Strafrecht, Hinweisgebersystemen, Lieferketten und Schulungen tätig ist. Das Team von Compliance Rechtsanwälte berät eine breite Vielfalt an Mandanten. Dazu gehören aufstrebende mittelständische Unternehmen genauso wie die öffentliche Hand und Konzerne. Compliance Rechtsanwälte ist eine der führenden Adressen für Compliance in Deutschland.

Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz

Weitere Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz finden Sie auf der Homepage von hinweisgeberexperte.de