KYC Basics – Was Sie wissen müssen  

Der Kampf gegen Geldwäsche gewinnt immer mehr Aufmerksamkeit. In der Folge vervielfachen sich auch die Pflichten von Unternehmen, Vorkehrungen gegen Geldwäsche zu treffen. Eine Grundlage dieser Unternehmenspflichten ist das Wissen, mit wem man eigentlich Geschäfte macht. „Know Your Customer“ ist das Stichwort, kurz: KYC. KYC bezeichnet den Prozess zur Identifizierung und Überprüfung der Identität und Integrität eines Kunden oder Geschäftspartners.

Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz

Alle Verpflichteten* nach dem Geldwäschegesetz (GwG) haben die Angaben ihrer jeweiligen Neu- und Bestandskunden durch risikoangemessene Maßnahmen zu prüfen und hierzu einen Auszug aus dem Transparenzregister einzuholen ( § 12 Abs. 3 GwG). Verpflichtete im Sinne des GwG sind, soweit sie in Ausübung ihres Gewerbes oder Berufs handeln, u.a. Kredit-, Finanzdienstleistungs- und Zahlungsinstitute, selbstständige Gewerbetreibende, Finanz- und Versicherungsunternehmen, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Eine Auflistung der Verpflichteten ist in § 2 Abs. 1 GwG zu finden.

Nicht-privilegierte Güterhändler müssen zumindest die allgemeinen Sorgfaltspflichten erfüllen, einschließlich der Identifizierung von politisch exponierten Personen. Güterhändler können unter bestimmten Voraussetzungen Erleichterungen erhalten (sog. privilegierte Güterhändler).

Pflichten nach dem GwG

Verpflichtete müssen ein wirksames Risikomanagement einrichten, die den Missbrauch von Dritten zu Zwecken der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierung verhindern sollen. Die Pflicht zum Risikomanagement umfasst die Risikoanalyse und die Vornahme betriebsinterner Sicherungsmaßnahmen, sowie Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.

Die Pflicht der Identifizierung des Geschäftspartners ist der Hauptbestandteilt des KYC-Prozesses und kann wie folgt unterteilt werden:

1. Identifizierung des Vertragspartners

Zu Beginn steht die Erfassung und Dokumentation der Kundeninformationen des Geschäftspartners und gegebenenfalls der für ihn auftretenden Person (§11 GwG). Dies beinhaltet persönliche Daten, finanzielle Informationen und die Art der Geschäftsbeziehung.

2. Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten

Ein zentraler Aspekt des KYC-Prozesses ist die Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten. Dies ist die natürliche Person, in deren Eigentum der Vertragspartner steht oder auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt wird. Bei juristischen Personen zählt zu den wirtschaftlich Berechtigten jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile oder Stimmrechte hält oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

3. Politisch exponierte Personen

Das GwG geht bei politisch exponierten Personen von einem erhöhten Risiko insbesondre der Geldwäsche aus. Eine politisch exponierte Person ist eine natürliche Person, die ein wichtiges öffentliches Amt ausübt. Der Kreis der politisch exponierten Personen ist in § 1 Abs. 12 GwG definiert. Bei Überprüfung und Existenz einer politisch exponierten Personen ist die Geschäftsbeziehung einer verstärkten kontinuierlichen Überwachung zu unterziehen und die Herkunft der im Rahmen der Geschäftsbeziehung eingesetzten Vermögenswerte mit angemessenen Maßnahmen nachzuvollziehen.

4. Transparenzregister

Zur Erfassung und Zugänglichmachung von Angaben über wirtschaftlich Berechtigte hat die Bundesrepublik Deutschland das Transparenzregister eingerichtet. Das als chronologische Datensammlung geführte Register enthält Eigenangaben und soll als neutrale, zuverlässige und unabhängige Quelle für Geschäftspartner dienen. Verpflichtete müssen  der registerführenden Stelle Unstimmigkeiten – zwischen den Angaben über die wirtschaftlich Berechtigten, die im Transparenzregister zugänglich sind, und den ihnen zur Verfügung stehenden Angaben und Erkenntnissen über die wirtschaftlich Berechtigten -unverzüglich, d.h. ohne schuldhaftes Zögern, melden. Ein Verstoß gegen diese Verpflichtung stellt eine Ordnungswidrigkeit nach § 56 Abs. 1 GwG dar.

Tool zur Geldwäscheprüfung

Zur Erfüllung der vorgenannten Pflichten bedient sich der Markt verschiedenster Tools und Datenbanken. Eine Möglichkeit ist die händische Prüfung über öffentliche Datenbanken, was sehr langwierig ist. Dienstleister wie z.B. LexisNexis oder CRIF bieten hier gesammelte Informationen in einer Datenbank an. Wer diese Aufgabe komplett auslagern möchte, kann dies auch über Komplettlösungen tun. Unser Partner CRIF bietet diese Möglichkeit über die Lösung KYC MORE (https://www.crif.de/produkte-loesungen/produkte-loesungen/kyc-more-die-b2b-kyc-solution/), und zwar auch über Ländergrenzen hinweg. Dies erspart Personal und reduziert Fehleranfälligkeit.

Schlussfolgerung

KYC ist ein unverzichtbarer Bestandteil der modernen Unternehmens-Compliance. Durch die Implementierung eines gründlichen und effektiven KYC-Prozesses können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre eigene Sicherheit und Integrität schützen. In einer zunehmend vernetzten Welt ist es wichtiger denn je, die Kunden genau zu kennen und sicherzustellen, dass alle Geschäftsbeziehungen auf einer soliden und legalen Basis stehen.

* Zur besseren Lesbarkeit verzichten wir auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d). Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.