Hinweisgebersystem

Ein Hinweisgebersystem (HGS) ist ein strukturiertes System, über das Unternehmensangehörige und – je nach Ausgestaltung – auch externe Stakeholder (z. B. Lieferanten, Kunden) Hinweise auf mögliche Regelverstöße oder Missstände sicher, vertraulich und möglichst auch anonym an eine dafür vorgesehene Stelle übermitteln können. Ziel ist ein vertrauenswürdiger Informationsweg, damit Hinweise unverändert, zeitnah und wirksam bearbeitet werden können.

Ein wirksames Hinweisgebersystem zeichnet sich insbesondere aus durch: einen klar definierten Anwendungsbereich, eine fachlich und organisatorisch hinreichend unabhängige Empfangsstelle mit ausreichenden Ressourcen, Schutz vor Repressalien, sowie Dialogfähigkeit (Rückfragen, auch bei anonymer Meldung). Ebenso wichtig sind ein geordnetes Hinweismanagement (Sichtung, Bewertung, ggf. Untersuchung, Folgemaßnahmen) und eine sorgfältige, geschützte Dokumentation. Das System sollte zudem transparent erklärt und fortlaufend kommuniziert werden, damit potenzielle Hinweisgeber es kennen und ihm vertrauen.

Ein Hinweisgebersystem kann Teil eines Compliance-Management-Systems sein, muss es aber nicht.

Compliance Rechtsanwälte betreibt mit HINWEISGEBEREXPERTE einen spezialisierten Dienstleister und Betreiber von Hinweisgebersystemen. Mehr Details hierzu finden Sie auf hinweisgeberexperte.de.

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