Interne Untersuchungen

Internal Investigations sind strukturierte unternehmensinterne Untersuchungen zur Aufklärung von Verdachtsfällen. Ein Verdachtsfall liegt vor, wenn konkrete Hinweise auf ein mögliches Fehlverhalten bestehen. Fehlverhalten umfasst Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder interne Regelwerke.

Interne Untersuchungen sind ein zentrales Instrument der Compliance-Organisation. Sie dienen der vollständigen und objektiven Sachverhaltsaufklärung. Ziel ist es, Risiken zu begrenzen, Schäden zu vermeiden und die Integrität des Unternehmens zu sichern. Die Unternehmensleitung ist verpflichtet, bei substantiellen Hinweisen tätig zu werden und eine angemessene Aufklärung sicherzustellen.

Die Durchführung interner Untersuchungen folgt klaren organisatorischen und verfahrensrechtlichen Grundsätzen. Wesentliche Prinzipien sind Unabhängigkeit, Verhältnismäßigkeit, Fairness und Vertraulichkeit. Die zuständige Untersuchungseinheit sollte organisatorisch so eingebunden sein, dass Interessenkonflikte vermieden werden. Zuständigkeiten, Berichtswege und Entscheidungsbefugnisse sind eindeutig festzulegen.

Eine interne Richtlinie zur Durchführung von Untersuchungen schafft Rechtssicherheit und Transparenz. Darin werden Ablauf, Rollen, Dokumentationsanforderungen und Kommunikationswege geregelt. Auch Schnittstellen zu Compliance, Revision, Personalabteilung, IT und Rechtsabteilung sind klar zu definieren.

Typische Untersuchungshandlungen sind die Sicherung und Auswertung von Dokumenten sowie Mitarbeiterbefragungen. Elektronische Daten haben besondere Bedeutung. E-Mails, Chatprotokolle, Datenbanken, Projektlaufwerke oder Cloud-Inhalte können zentrale Beweismittel darstellen. Die Datensicherung muss strukturiert und nachvollziehbar erfolgen. Bei internationalen Sachverhalten sind unterschiedliche Rechtsordnungen sowie datenschutzrechtliche Beschränkungen zu berücksichtigen.

Mitarbeiterbefragungen sind sensibel durchzuführen. Arbeitnehmer unterliegen grundsätzlich einer arbeitsvertraglichen Mitwirkungspflicht. Ein Zwang zur Selbstbelastung besteht jedoch regelmäßig nicht. Die Befragung hat fair und transparent zu erfolgen. Beteiligungsrechte des Betriebsrats sind zu beachten, insbesondere bei der Nutzung technischer Überwachungssysteme oder bei späteren personellen Maßnahmen.
Datenschutzrechtliche Anforderungen sind integraler Bestandteil jeder internen Untersuchung. Jede Datenverarbeitung bedarf einer tragfähigen Rechtsgrundlage. Die Grundsätze der Zweckbindung, Transparenz und Verhältnismäßigkeit sind einzuhalten. Einwilligungen von Beschäftigten sind regelmäßig kritisch zu bewerten.

Die Ergebnisse der Untersuchung sind vollständig, chronologisch und gerichtsfest zu dokumentieren. Eine sorgfältige Dokumentation ist Grundlage für interne Berichterstattung, mögliche Sanktionen sowie für eine etwaige Zusammenarbeit mit Behörden.

Interne Untersuchungen enden nicht mit der Feststellung eines Fehlverhaltens. Sie beinhalten auch die Analyse von Schwachstellen im internen Kontrollsystem. Aufgedeckte Defizite in Prozessen, Kontrollen oder Zuständigkeiten sind zu beheben. Dazu können organisatorische Anpassungen, neue Kontrollmechanismen oder Schulungsmaßnahmen gehören.

Internal Investigations erfüllen damit eine doppelte Funktion. Sie klären vergangene Regelverstöße auf und stärken zugleich präventiv die Compliance-Struktur des Unternehmens.

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